7 nouveautés Notion qui risquent bien de changer ta productivité

Notion vient de nous sortir une AVALANCHE de nouveautés et d’annonces.

Il y a de quoi s’enthousiasmer, avec des fonctionnalités qu’on espérait, d’autres qu’on n’attendait carrément plus, presque résignés au fait que Notion ne les proposerait jamais, et certaines dont on ignorait même avoir besoin.

Dans cet article, on va passer en revue ces mises à jour, voir comment elles changent la donne, et surtout, en quoi elles peuvent te simplifier la vie que ce soit pour ta productivité personnelle ou ton business.

Je prévois aussi de creuser certaines de ces fonctionnalités dans des articles dédiés – il me faudra juste un peu de temps pour bien les maîtriser et pour t’écrire tout ça en détail. En attendant, découvrons ensemble ce que cette nouvelle version de Notion a dans le ventre !

1. Notion Forms : les formulaires intégrés directement sur Notion

Première nouveauté annoncée (et sans grande surprise, puisqu’elle avait été annoncée cet été) : Notion Forms. Désormais, on peut créer des formulaires directement dans Notion.

Ces formulaires sont connectés à nos bases de données, pour y faire entrer des informations sans passer par des outils externes. Certes, ce n’est pas une révolution, car on pouvait déjà intégrer des formulaires avec des solutions comme Fillout ou Tally, mais on devait jongler entre plusieurs outils.

Avec Notion Forms, tout est dans Notion : tu peux demander à tes clients de remplir un formulaire pour t’envoyer des informations ou des fichiers, ou récupérer directement les réponses de questionnaires de suivi, par exemple, après une inscription.

En fait, c’est une nouvelle vue de base de données. Donc tu peux facilement ajouter à une base de donnée existante une fonctionnalité de formulaire, qui te permet d’ajouter une nouvelle page à chaque nouvelle soumission.

Cerise sur le gâteau : c’est gratuit ! Même le compte gratuit de Notion inclut cette fonctionnalité.

Tout n’est pas parfait.

Pour le moment, il est impossible d’intégrer les formulaires Notion sur des pages web via iFrame. Dommage pour des plateformes comme Podia, où l’intégration de formulaire se fait via ce protocole. Perso, ça m’oblige à rester sur Fillout (gratuit quand même, mais juste moins, pratique).

Cependant, là où Notion Forms a un avantage, c’est avec les automations internes.

Par exemple, tu peux configurer des alertes qui t’envoient un mail quand une nouvelle entrée est ajoutée, ou créer automatiquement une page dans une autre base de données en fonction des réponses au formulaire.

Article détaillé : Guide complet Notion Forms : Comment créer et utiliser des formulaires dans Notion pour optimiser ton organisation

2. Customisation de la structure des propriétés

C’est la mise à jour que je ne m'attendais pas à ADORER : la customisation de la structure des propriétés dans les pages Notion. Dit comme ça, ça a l’air un peu technique, mais c’est en fait une fonctionnalité ultra-pratique.

Elle te permet de restructurer tes pages pour véritablement caché, ou présenter des propriétés de manière différente.

Jusqu’ici, sur Notion, tu pouvais uniquement cacher certaines propriétés. Mais même avec cette fonctionnalité, on en arrivait parfois à avoir des pages qui commençaient par une montagne de propriétés… Parfois plus que le contenu de la page elle-même.

Au-delà de simplement cacher des propriétés, tu peux désormais les organiser en différentes sections dans ta page Notion :

• les propriétés épinglées : qui s’affichent de manière horizontale

• les propriétés mises en avant : qui prennent carément un espace entier pour elle

• les groupes de propriétés : qui s’affichent comme avant, mais qui peuvent aussi être organisés en sections

Pour tout te dire : hier soir, quand Notion a annoncé cette nouveauté, j’ai passé des heures dans mes bases de données à reconfigurer mes pages. Et honnêtement, c’est GÉNIAL : mes pages sont maintenant plus claires, avec l’information organisée exactement comme j’en ai besoin. Je te prépare un article là-dessus dans la semaine.

Article détaillé : Notion : personnaliser et optimiser l’affichage des propriétés dans les bases de données

3. Ajout de tes propres emojis : un gadget ? Pas tant que ça !

Une autre nouveauté, qui peut sembler un peu gadget à première vue, mais qui pourrait bien se révéler super utile, c’est la possibilité d’ajouter tes propres emojis dans Notion.

Tu peux importer des emojis de diverses sources du web ou même créer les tiens pour les intégrer directement dans tes pages.

Sur le papier, ça fait un peu « retour aux années MSN 2000 » et ça pourrait sembler juste sympa pour le style. Mais en réalité, l’intérêt va bien au-delà du simple gadget : ça te permet de créer tes propres icônes personnalisées.

Là où ça devient intéressant, c’est que tu peux utiliser ces emojis personnalisés dans des endroits clés, comme les encadrés, là où avant tu étais limité aux icônes et emojis standard.

4. Automations améliorées

Notion nous avait déjà simplifié la vie avec les automations de base – petites actions automatiques déclenchées par un événement (ou le clic d'un bouton), comme modifier le statut d’une page ou ajouter une date de publication d’un clic.

On entre dans une nouvelle dimension avec deux nouveaux types d’actions :

• envoi d’email via Gmail

• FORMULES !!

Envoi d’emails automatiques : des notifications boostées

Par exemple, tu peux envoyer un mail à un membre de ton équipe, ou à toi-même, quand un formulaire est rempli ou qu’une tâche est achevée. C’est un ajout qui ouvre des perspectives, surtout si tu relies ça aux formulaires pour notifier automatiquement quelqu’un d’une nouvelle entrée.

Dommage, mais ce n'est pas encore possible de faire ça en cliquant sur un bouton. L'action d'envoyer un email est uniquement disponible sur les automations des bases de données, avec un déclencheur automatique.

Formules dans les automations : vers des actions encore plus poussées

Ensuite, Notion permet désormais d’intégrer des formules directement dans les automations. Les possibilités sont vastes – même si je n’ai pas encore eu le temps de tout explorer.

L’idée est que tu peux automatiser des actions en fonction de calculs ou de conditions spécifiques. Un exemple concret ? Les tâches récurrentes : imaginons que tu coches une tâche « Changer les draps » ; Notion pourrait alors recréer cette tâche pour la semaine suivante, en fonction de la date de complétion.

Article détaillé : Nouveautés d’automation sur Notion : guide pratique avec exemples concrets

5. La marketplace officielle de Notion

Notion proposait déjà une sorte de marketplace de modèles, où les utilisateurs pouvaient parcourir et utiliser des templates créés par Notion ou d’autres créateurs.

Mais jusqu’ici, si tu étais créateur, il fallait rediriger les acheteurs vers un site externe comme Podia pour finaliser l’achat. Dorénavant, ça change : les créateurs peuvent vendre leurs modèles directement sur la Marketplace de Notion.

Pour les adeptes de Notion qui savent construire des templates efficaces, c’est une superbe opportunité de monétiser leur savoir-faire. Notion s’occupe de tout, de la vente jusqu’à la TVA en passant par les remboursements – le créateur n’a qu’à uploader son template et toucher ses gains. Bien sûr, Notion prend une commission de 10 % (+ 40 centimes pour les frais de transaction + $1 pour les frais de change pour les vendeurs hors US) , mais le côté pratique de cette solution est indéniable.

En plus, Notion propose un système de protection des modèles pour réduire les risques de piratage.

Jusqu’ici, le lien d’un modèle Notion pouvait être facilement partagé, dupliqué, voire revendu par des tiers sans autorisation. C’était d’ailleurs ce qui se passait régulièrement avec les modèles populaires… Je ne sais pas encore exactement comment ça fonctionne, ni SI ça fonctionne - mais c’est un gros pas en avant pour pérenniser une activité liée à Notion.

6. Le mode hors ligne !?

Source : Thomas Frank, X

C’est l’annonce la plus surprenante que Notion pouvait faire : annoncer qu’ils travaillent sur un mode hors ligne.

Actuellement, Notion nécessite une connexion Internet pour fonctionner. C’est bien quand on a du réseau, mais dès qu’on est hors ligne – que ce soit en voyage ou, disons, chez des parents perdus au fin fond de la campagne picarde où Internet est parfois un mirage – tout devient inaccessible. Et avec ça, tout ton système de prise de notes, de gestion de clients ou d’organisation.

Depuis des années, le mode hors ligne est LA fonctionnalité la plus réclamée par les utilisateurs, et on peut dire que les demandes étaient… passionnées, pour rester poli.

Notion faisait la sourde oreille, et je n’étais personnellement résignée à ne pas profiter de Notion de temps en temps. Or, il semblerait que Notion ait finalement entendu cet appel, et non seulement ils y travaillent, mais ils ont même annoncé une première version de ce mode hors ligne pour 2025.

Si tout se passe bien, l’année prochaine, Notion pourra être utilisé sans Internet. Dingue.

Mais ce n’est pas tout… Je t’ai gardé le meilleur pour la fin.

7. Notion Mail

Après Notion pour la productivité et Notion Calendar pour synchroniser ses agendas, Notion va proposer une application de boîte de réception, qui promet de simplifier l’organisation des emails, Notion-style.

BEAUCOUP de boîtes se sont attaquées au système des boîte de réception - et je ne sais pas toi, mais je n’ai jamais trouvé quelque chose qui fonctionne à la fois simplement, et efficacement. Actuellement, j'utilise Mail d'Apple avec un système de drapeaux pour marquer les emails importants. C'est pratique pour les retrouver facilement, mais malheureusement, les expéditeurs peuvent aussi ajouter ces drapeaux. Résultat : mon dossier "important" contient à la fois des messages importants et… les spams.

Et je REFUSE de payer un abonnement à $29/mois pour une simple boîte de réception.

Bref, Notion Mail me fait saliver. Il adopterait l’interface familière de Notion, avec le même look minimaliste et intuitif.

Il intégrerait aussi un système de tags et de filtres intelligents, appuyés par l’IA, pour mieux organiser tes messages selon leur priorité ou leur thématique. Ça me rappelle un peu Reader, mon logiciel de lecture où je peux organiser mes articles avec des tags et des filtres – bref, un vrai bonheur d’organisation qui te permet de contrôler ce qui passe sous ton radar.

Avec Notion Mail, le but serait de gérer tes emails aussi finement que tes notes et tes tâches, de choisir quelles notifications recevoir, et de donner la priorité à ce qui compte vraiment.

Sortie prévue début 2025, pour les adresses Gmail dans un premier temps. Tu peux t’inscrire sur la liste d’attente pour espérer avoir accès avant tout le monde.