La force de Notion, ce sont les bases de données.

C’est ce qui te permet :

• d’organiser l’information de plusieurs manières différentes

• de pouvoir naviguer facilement d’une page à l’autre

• d’avoir des choses qui se font automatiquement

• d’avoir des tableaux de bord

• …

Tu vois, par exemple, dans mon Notion, j’ai une base de données avec tous mes contenus.

Ça veut dire que je peux :

• Afficher les contenus que je suis en train d’écrire sur mon tableau de bord (et ils n’apparaissent plus là quand je n’en ai plus besoin)

• Avoir des listes de contenus publiés en fonction du projet

• Avoir les informations utiles comme l’URL, la date de publication ou les fichiers liées directement sur une page — dans un tableau

Et tout ça, c’est possible grâce à deux choses :

• les vues de bases de données

• les propriétés

Les vues de bases de données, je t’en ai parlé déjà ici. Aujourd’hui, on va se pencher sur les propriétés.

C’est quoi des propriétés ?

Les propriétés des pages sont les types d’information en commun à toutes les pages de la base de données.

Par exemple, dans une bibliothèque virtuelle, on aurait :

• Auteur

• État de lecture

• Date de parution

• Genre

• Note

• Avis

• …

C’est ça qui fait que tu vas pouvoir rechercher :

• tous les livres de tel auteur que tu as lu cette année

• les livres que tu as le plus aimés

• les livres publiés avant 1950

• …

Selon les vues de base de données, ça peut ressembler à ça :

Ou à ça :

Comment ajouter une propriété à une base de données

Pour ajouter une propriété à une base de données, tu as plusieurs options :

Soit, tu vas dans n’importe quelle page de la base de données, et tu ajoutes une propriété comme ceci :

Soit, tu es dans une vue de base de donnée de type table, et tu peux ajouter une colonne, comme ceci :

Les différents types de propriétés

C’est là que ça devient magique, parce que tu as toutes sortes de propriétés. Des propriétés pour ajouter du texte, ou des nombres, ou même, d’invoquer une AI.

Tu as 26 options différentes ! On va les détailler ensemble.

INVOQUER NOTION AI

J’ai un article de blog spécial sur le sujet. Je te laisse aller le consulter pour comprendre en profondeur comment Notion AI fonctionne.

Mais, rapidement, tu as trois options :

1. Résumé AI : faire un résumé du contenu de la page avec Notion AI

2. Extraire des infos avec l’AI : demander à Notion AI d’extraire certaines informations de la page (comme des idées, ou des dates, ou des personnes mentionnées)

3. Prompt personnalisé

LES PROPRIÉTÉS BASIQUES

1. Texte : juste du texte. Idéal pour les notes. Tu peux faire des liens interne dans les propriétés texte avec tapant @ puis en cherchant le titre de la page.

2. Nombre : tu peux sélectionner le type de nombre (euros, dollar, pourcentage…). Tu peux aussi afficher ça sous la forme d’une barre de progression (ou un cercle de progression).

3. Sélection : sélectionner un tag (une étiquette). Tu peux créer tous les tags que tu veux, mais si c’est à l’intérieur d’une sélection, tu ne peux en mettre qu’un seul par page.

4. Sélection multiple : comme une sélection, mais tu peux sélectionner plusieurs tags par page.

5. État : statut. Parfait pour créer les différentes étapes d’un contenu (idée, en cours, publié, archivé…). Encore une fois, tu peux modifier ça facilement.

6. Date : une date, tout simplement. Tu peux modifier le format (DD/MM/AAAA, ou autre), et préciser l’heure ou non. Tu peux aussi ajouter une date de fin. C’est une propriété requise si tu veux afficher tes pages sur une vue Calendrier !

UN PEU PLUS AVANCÉ

1. Personne : pour lier avec une personne (attention, une personne qui existe dans Notion avec toi). Ce n’est pas la bonne propriété pour des auteurs de livre par exemple. Plutôt pour une équipe.

2. Fichiers et média : créer un endroit pour ajouter des fichiers comme des images, des vidéos, des audios…

3. Case à cocher : une simple case à cocher. Pratique pour les traqueurs d’habitude, ou pour faire remontrer certaines pages dans les filtres.

4. URL : une simple URL

5. Email : un email

6. Téléphone : un numéro de téléphone

CARRÉMENT AVANCÉ

1. Formule : pour donner un résultat en fonction d’autres propriétés. C’est un peu complexe, et de moins en moins utile au fur et à mesure que Notion sort des fonctionnalités.

2. Relation : tu peux lier ta base de données avec une autre, et c’est ici que tu vas sélectionner les pages liées entre elles.

3. Agrégation (roll-up) : pour faire apparaître des informations qui existent sur une base de données liée. Par exemple, la date de naissance d’un auteur ou l’email d’un collègue.

AUTOMATIQUES

1. Date de création : enregistre automatiquement la date de création de la page

2. Créée par : enregistre automatiquement la personne qui crée la page

3. Dernière modification : enregistre automatiquement la dernière date et heure de modification de la page

4. Dernière modification par : pareil, pour la personne

5. Numéro d’identification : ajoute un identifiant à ta page (tu peux configurer un préfixe)

CONNECTIONS

C’est tout nouveau. Avec les connexions, tu peux lier des fichiers qui existent sur d’autres services, sans avoir à quitter Notion.

Par exemple, si tu choisis de lier un fichier Google Drive à ta page de base de donnée, tu n’auras qu’à cliquer sur la propriété, puis sélectionne le fichier de ton Drive. Au lieu d’aller chercher le lien sur Drive, puis de le coller sur Notion.

Pour l’instant, tu peux connecter :

1. GitHub

2. Google Drive

3. Figma

Mais, la liste va probablement s’étendre.

Comment sélectionner les bonnes propriétés

Bon, tout ça, c’est bien gentil, mais ça fait beaucoup de chose à retenir. Du coup, on va faire deux cas pratiques ensemble.

Par exemple, pour une base de données de bibliothèque virtuelle, où je prends des notes sur ce que je lis, voici les propriétés que je sélectionnerai :

• Titre : Titre du livre

• Select : Type : Article, Livre, Vidéo YouTube?

• Texte : Auteur

• Date : Date de lecture

• Sélection multiple : Thème (romance, science-fiction, non-fiction, biographie, psychologie, …)

• État : Statut (suggestion, en cours, lu)

• Fichiers et médias : Couverture du livre (pour pouvoir faire une vue galerie)

• Résumé AI : résumé de mes notes

Ce qui va me permettre d’organiser les contenus que je consomme :

• en fonction de la date de lecture

• ou de l’auteur

• en fonction du thème

• ou du type de contenu

Autre exemple, pour une base de données de clients :

• Titre : Nom du client

• Email : Email

• URL : site internet

• Date : date de début d’activité

• État : Statut (actif, inactif, archivé)

• Case à cocher : à jour dans les paiements ?

En fonction de tes besoins personnels, tu peux aussi ajouter d’autres choses. Ou en enlever. Il n’y a pas de limite.

Comment masquer une propriété

Parfois, tu vas être amené à créer beaucoup de propriétés pour une seule base de données. Ce qui peut être embêtant, parce que tu vas avoir une page de base de donnée qui commence avec beaucoup de propriétés.

Par exemple, là, ça fait beaucoup de propriétés, et j’aimerais bien arriver sur le contenu de la page plus rapidement.

En plus, je n’ai pas forcément besoin d’avoir accès à tout ça. Par exemple, le projet ou la date de création de la page, ou même la date de la dernière modification, je n’ai pas besoin de voir ça quand j’écris.

Donc, je vais masquer ces propriétés. Elles existent toujours, mais je ne les vois pas sur ma page.

Plusieurs options pour masquer :

• Soit, tu masques tout le temps : Always hide

• Soit, tu masques quand c’est vide : Hide when empty

• La troisième option, c’est toujours visible, peu importe si c’est rempli ou non : Always show

Une fois que j’ai masqué, c’est plus clair, et si je veux voir les propriétés cachées, je peux le faire en cliquant sur ‘3 propriétés cachées’.

Bon, là pour le coup, il en reste encore pas mal, mais j’ai besoin de ces informations-là. Donc, je garde.