C’est la grosse nouveauté surprise de l’été, Notion a sorti des automations natives sur ses bases de données !

C’est quoi ? À quoi ça sert ? Comment ça marche ?

On en parle.

Les automations natives, c’est une façon de travailler encore plus vite

Quand on parle d’automation, on veut souvent dire que si quelque chose de précis se passe, alors, quelque chose se fait automatiquement.

Par exemple, c’est une automation quand tu entres ton email sur un formulaire de newsletter, et que tu reçois un email de bienvenue :

• Il y a le déclencheur : tu entres ton email sur le formulaire.

• Et l’action déclenchée : un email de bienvenue est envoyé à ton adresse.

Les automations, c’est génial parce que ça remplace tout le travail un peu chiant, et répétitif que tu dois faire.

Jusqu’ici, les automations sur Notion étaient très restreintes. Tu pouvais créer des boutons pour créer des pages, éditer une page ou ajouter des blocs. Mais c’était à peu près tout.

Pour faire plus, tu devais passer par des logiciels spécialisés comme Zapier ou Make. Qui, on va l’admettre, ne sont franchement pas faciles à comprendre pour le commun des mortels.

Entre en jeu, les automations natives.

Ce que tu peux faire avec les automations natives de Notion

Les deux questions à se poser, si tu as bien suivi, c’est :

• Quels sont les déclencheurs possibles ?

• Quelles sont les actions possibles ?

On a accès à deux déclencheurs :

• Ajout de page

• Propriété modifiée

Autrement dit, on va pouvoir déclencher une automation si une page est ajoutée à notre base de données, ou si une propriété d’une page est modifiée.

C’est un bon début.

Qu’on va multiplier avec les actions possibles :

• Ajouter des pages à une base de données

• Modifier des pages dans une base de données

• Envoyer une notification Slack

• Modifier une propriété dans la même page

Ce qui est très intéressant, c’est qu’on peut modifier ou ajouter des pages dans d’AUTRES bases de données.

Je te donne quelques cas pratiques.

Ajout de tâches si une nouvelle page est créée ou modifiée

Imaginons que j’ai une base de données client. Et une base de données avec mes tâches.

Dès que j’ai un nouveau client, il faut que :

• je crée un contrat

• je lui envoie une facture

Au lieu d’ajouter manuellement ces tâches à ma base de données, je vais créer une automation qui va m’ajouter ces tâches à chaque fois que je crée une nouvelle page dans ma base de données client.

Tout simple.

Corsons un peu la chose.

Peut-être que j’ajoute des gens dans ma base de données client qui ne sont pas encore clients. Des prospects. Pour ceux-là, je n’ai pas encore besoin de leur envoyer un contrat.

Au lieu de créer mes tâches quand j’ajoute une page. Je vais plutôt créer mes tâches quand le statut de mon client change de Prospect à Client (statut dans une propriété).

Yes ? Autre exemple.

Ajouter une date en fonction du moment où une propriété est modifiée

J’ai une base de données avec mes contenus. Sur cette base de données, j’ai deux propriétés :

• Statut : est-ce que mon contenu est un brouillon, en cours d’écriture ou publié

• Date de publication

Ce qui veut dire qu’à chaque fois que je publie un contenu, je vais aller aussi ajouter la date. C’est un peu redondant, parce que je fais ça le jour de la publication.

Et souvent, j’oublie d’ajouter la date… Bref, je perds du temps.

Je vais aller paramétrer une automation pour automatiquement ajouter la date d’aujourd’hui comme date de publication quand je change le status en Publié.

Si Statut est Publié, alors ajouter date d’aujourd’hui dans Date de Publication.

Les limitations

La bonne nouvelle, c’est que tu peux déjà faire pas mal de choses. La mauvaise, c’est que ça ne remplace pas Zapier ou Make sur des automations complexes.

Tu peux ajouter plusieurs déclencheurs, MAIS, l’automation s’active même si un seul des déclencheurs se passe.

On attend aussi plus de flexibilité au niveau des actions.

Il y a encore du travail.

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