Notion AI : L'outil qui va (peut-être) transformer ta façon de travailler

Notion AI, c’est l’intelligence artificielle intégrée directement dans l’outil d’organisation Notion.

Elle est alimentée par deux IA puissantes : ChatGPT et Claude. Autant te dire que, sur le papier, ça a du potentiel. Mais comme toute chose, c'est surtout efficace si tu sais bien t'en servir.

Dans cet article, on va donc passer en revue tout ce que tu peux faire avec Notion AI à travers ma propre expérience.

Spoiler alert : il y a quelques limites à prendre en compte. Mais bonne nouvelle, une nouvelle version vient de sortir et elle ouvre encore plus de possibilités qu’avant.

Les 5 façons d’utiliser Notion AI sur Notion

À noter que Notion AI, c’est un abonnement supplémentaire, à environ une dizaine d’euros par mois. Pour accéder pleinement à ses fonctionnalités, tu dois l’activer. Si tu n’as pas cet abonnement, tu ne pourras interagir avec l’IA qu’une ou deux fois avant que Notion ne te demande de passer à la caisse.

1. L'onglet Notion AI (en haut à gauche)

Sur la gauche de ton écran, tout en haut, il y a un onglet nommé Notion AI. C’est ici que tu peux directement interagir avec l’intelligence artificielle via un chat. Pratique si tu veux poser une question, lancer une réflexion, ou retrouver une info quelque part dans Notion sans trop savoir où chercher. Ce chat peut aussi te guider si tu veux comprendre comment utiliser certaines fonctions, car il est branché sur les tutoriels de Notion. C’est donc l’idéal quand tu cherches des solutions rapides sans te plonger dans la documentation.

2. Le bouton en bas à droite

En bas à droite de ton écran, tu trouveras un autre bouton qui ouvre une fenêtre de chat, similaire à l’onglet de gauche. La différence ? Ce chat s’ouvre directement sur la page où tu te trouves, sans la fermer. Donc si tu as besoin d’une aide rapide, de trouver une info ou de générer du contenu sans quitter ce que tu fais, c’est l’option la plus fluide.

3. Utilisation directement sur la page

Quand tu es sur une page dans Notion, tu peux appeler Notion AI en tapant un espace sur une nouvelle ligne. Où, en sélectionnant ton texte, et en cliquant sur le bouton ‘Demander à l’IA’. Là, une fenêtre s’ouvre, te permettant de faire travailler l’IA sur le contenu même de la page. Que ce soit pour générer un texte, extraire des informations, ou même créer un diagramme ou un sommaire, cette fonctionnalité te met directement dans l’action. Tu peux littéralement demander à Notion AI d’écrire ou de structurer ton contenu à ta place.

4. Les blocs personnalisés

Ici, on entre dans quelque chose de plus avancé : les blocs personnalisés. Ces blocs te permettent de créer des boutons qui génèrent des actions répétitives basées sur un prompt prédéfini. Par exemple, tu peux ajouter à ton modèle de Notion, un bloc qui crée un sommaire. À chaque fois que tu créeras une nouvelle note, ce bloc sera intégré et pourra être activé une fois que tu auras du contenu. C’est parfait pour les modèles de page où tu veux automatiser certaines tâches.

5. Les propriétés d’intelligence artificielle

Enfin, Notion AI peut également intervenir au niveau des propriétés des bases de données. Ce sont les propriétés que tu retrouves dans chaque page de ta base de données, comme la date, l’auteur, ou l’URL. En ajoutant des propriétés d’intelligence artificielle, tu peux automatiser certaines mises à jour, comme un sommaire de la page qui s'affiche directement dans la base de données. Perso, je l’utilise dans ma base de données des livres et articles que je lis : j’ai un sommaire généré automatiquement pour chaque ouvrage ou article. Pas besoin d’ouvrir la page, j’ai un aperçu direct.

Que peux-tu faire avec Notion AI ?

Il n’y a quasiment pas de limites à ce que tu peux accomplir avec Notion AI, mais je ne vais pas te faire une liste exhaustive ici (sinon on y serait encore demain).

Ce genre de détail, je l’aborde plus en profondeur dans ma formation GPT’Assistant, qui se concentre sur ChatGPT. Mais si c’est Notion AI qui t’intéresse, bonne nouvelle : je prépare une formation spécifique sur Notion ! Tu peux t’inscrire sur la liste d’attente ici, et répondre à quelques questions pour que je puisse l’adapter à tes besoins.

Pour moi, il y a quelques grandes actions que tu peux facilement réaliser grâce à Notion IA, et ce sont celles qui te feront gagner le plus de temps.

1. Reformuler

Ma première utilisation de Notion AI, c’est la reformulation. Quand je bloque sur une phrase ou un paragraphe, plutôt que de me creuser la tête pendant des heures, je demande à l’IA de reformuler pour moi. Je sélectionne mon texte, je lui demande de changer le ton, ou de rendre la phrase plus claire, et hop, c’est fait. Pas besoin de quitter mon espace de travail, tout se passe directement sur la page où je suis.

2. Reformater

Le reformatage, c’est ma deuxième utilisation préférée. Transformer un paragraphe en une liste à puces ? Notion AI le fait. Convertir des notes brutes en un texte structuré ? Notion AI s’en charge. Ça me fait gagner un temps précieux et évite cette corvée de mise en page qui, franchement, n’était pas ma tasse de thé.

3. Rédiger

Évidemment, tu peux aussi utiliser Notion AI pour rédiger du texte. Attention toutefois, comme avec toute intelligence artificielle, le contexte est primordial. Si tu ne donnes pas suffisamment d’infos précises à l’IA, tu risques d’obtenir quelque chose de très générique. Donc, assure-toi de bien briefer l’IA avec les détails nécessaires pour que le résultat soit pertinent.

4. Traduire

Tu peux aussi t’en servir pour traduire. C’est super pratique si tu as besoin de communiquer en anglais (ou toute autre langue) et que ce n’est pas ton fort. Que ce soit pour rédiger un e-mail, commenter une vidéo, ou même échanger avec un service client, Notion AI peut te filer un coup de main. Mais attention : même si les traductions sont de qualité, il est toujours préférable de relire, car les erreurs peuvent se glisser.

5. Retrouver des informations

Une autre fonction hyper pratique : retrouver des informations dans Notion. Tu peux poser des questions à Notion AI et lui demander où se trouve telle ou telle info dans tes pages. Par exemple, "Où est le statut de ce projet ?" ou "Est-ce que telle personne a répondu à mon commentaire ?"

6. Retrouver des informations dans des fichiers liés

C’est nouveau ça ! Tu peux également lui envoyer un PDF, ou lui demander de fouiller dans un fichier lié à ton espace Notion, comme un fichier Google Sheets, Google Doc, ou même un Slack.

7. Poser des questions externes

Tu peux également poser des questions directement à Notion AI, comme tu le ferais avec ChatGPT. Besoin de connaître la date de naissance d’Henri IV ? Pas de problème. Autrefois, tu serais allé chercher ça sur Google, mais maintenant tu peux rester dans Notion pour ce genre de requêtes rapides.

8. Créer des diagrammes et tableaux

Enfin, Notion AI peut générer des diagrammes et créer des tableaux. Tu peux par exemple créer un organigramme ou une représentation visuelle d’un projet directement dans Notion sans avoir à maîtriser de langage informatique. L’IA fait le gros du travail pour toi, à partir de simples listes ou de données que tu lui fournis.

Astuce : n’oublie pas d’organiser ton espace Notion pour maximiser ton utilisation de l’IA

Voici une petite astuce qui pourrait bien changer ta manière d’utiliser Notion AI : organise tes pages de manière à multiplier les interactions efficaces avec l’IA. L’idée est simple : réfléchis aux informations qui doivent être présentes dans ton espace Notion, celles qui serviront de référence à l’intelligence artificielle pour rédiger, reformater ou extraire du contenu exactement comme tu l’aimes.

Crée des documents de référence

Par exemple, tu peux créer une note avec ton style d’écriture préféré. Une page qui détaille les structures que tu aimes, le ton que tu utilises, les formats que tu préfères pour certains types de contenu (e-mails, articles, rapports, etc.). Ensuite, au lieu de demander à Notion AI de simplement écrire un texte à partir de tes notes, tu peux lui demander de rédiger dans le même style que celui référencé sur cette page. Cela te permet d’aller beaucoup plus vite et d’obtenir un texte plus proche de ce que tu cherches dès le départ.

Ce genre de texte est aussi utile sur ChatGPT, parce que ça te permet de créer des GPT personnalisés, adaptés à des tâches spécifiques. Ça change totalement la donne : tu n’utilises plus une IA de manière générique, mais un outil parfaitement calibré pour une mission précise. Pour te donner un exemple concret, j’ai un GPT personnalisé (que j’appelle « GPT PDV ») qui m’aide à écrire des pages de vente exactement comme je les aime, sans que j’aie à tout expliquer à chaque fois.

Ajoute l’IA dans tes process

En utilisant les blocs d’IA et les propriétés IA dans les bases de données, tu peux créer des outils qui correspondent vraiment à tes besoins, pour automatiser les tâches répétitives.

Comme par exemple :

• écrire les descriptions de tes vidéos YouTube

• reformatter un titre pour qu’il soit optimisé pour la plateforme (en terme de longueur et de style)

• écrire des tweets à partir de tes scripts de vidéos

• ….

Tu n’as pas besoin de demander à Notion de le faire à chaque fois. C’est un bouton ou une propriété de ta base de données. C’est fait pour toi, quand tu en as besoin.

En organisant ton Notion de cette manière, tu vas non seulement booster ton utilisation de Notion AI, mais aussi celle d’autres intelligences artificielles. Résultat : tu gagnes du temps et tu t’assures que tout ce que tu crées correspond à tes attentes.

Mon utilisation personnelle de Notion AI (et pourquoi c’est limité)

Je peux te lister toutes les choses que tu peux faire avec Notion AI, mais ce qui est souvent le plus intéressant, c’est de voir comment les autres l’utilisent. Ça peut débloquer des idées, t’inspirer des méthodes et t’aider à adapter l’outil à ta façon de travailler.

De mon côté, je dois avouer que j’utilise assez peu Notion AI. Pourquoi ? Eh bien, la dictée vocale sur ChatGPT a complètement révolutionné ma productivité. Par exemple, cet article que tu lis, je suis en train de l’écrire à l’oral, directement dans ChatGPT. Cela a transformé ma manière de travailler, et quand tu commences à maîtriser une IA, tu développes une certaine « relation » avec elle, un peu comme avec un collègue. Plus tu l’utilises, plus ça devient fluide. Et je suis très fluide sur GPT.

Connaître plusieurs IA, c'est toujours un plus

Cela dit, je pense qu’il est important d’apprendre à connaître plusieurs IA. Après tout, on n’est jamais à l’abri qu’un service change, qu’une boîte ferme ou qu’un outil devienne moins performant. Donc, même si je suis « team ChatGPT » pour la dictée, je continue d'explorer Notion AI pour rester agile.

Mon utilisation de Notion AI : principalement pour reformuler

En ce moment, ma principale utilisation de Notion AI, c’est la reformulation. Parfois, je trouve que lui demander d’écrire pour moi ne me convient pas – peut-être que je devrais retravailler ma façon de lui formuler les demandes – mais pour reformuler, c’est nickel. Par exemple, quand je suis en train de peaufiner un article et qu’un paragraphe est trop lourd, je lui demande de le transformer en liste. Cela m’évite de basculer sur ChatGPT, copier-coller, et revenir. Notion AI fait ça directement, et ça me fait gagner pas mal de temps.

Génération de diagrammes et tableaux

Autre usage pratique : la génération de diagrammes et tableaux. Quand je pose ce genre de question à ChatGPT, les réponses sont souvent imprécises, tandis que Notion AI est bien plus fiable dans ce domaine. Que ce soit pour organiser des idées ou pour structurer des données visuellement, Notion AI s’en sort vraiment bien. C’est un gain de temps énorme, surtout quand tu veux passer rapidement d’une liste de données à un tableau structuré.

Les limites de la recherche d’informations

Par contre, un domaine où je suis déçue, c’est la recherche d’informations. Notion met en avant cette fonctionnalité comme étant l’un des gros points forts de l’IA, mais dans la pratique, je trouve ça assez limité.

À chaque fois que je demande à Notion AI de retrouver une info, j’ai souvent l’impression qu’il ne trouve pas ce que je cherche, ou qu’il me donne des résultats de pages qui ne sont pas pertinentes.

C’est dommage, car ce serait vraiment utile qu’il puisse analyser les données et calculer des résultats à partir de ce qui est stocké dans Notion. Par exemple, j’aimerais qu’il puisse me dire combien de livres j’ai lus ce mois-ci sans que je doive fouiller moi-même. Pour l’instant, il ne peut pas faire ce genre de calculs. Certes, je peux retrouver cette info en trois clics grâce à une bonne organisation (et à Notion Charts), mais je trouve frustrant que Notion AI ne soit pas encore capable de faire ça.

En route vers l’amélioration

Cela dit, je continue à utiliser Notion AI, parce que je suis persuadée que ces petites limitations vont s’améliorer avec le temps. À mesure que l’outil évolue, je m’attends à ce que des fonctionnalités comme la recherche ou l’analyse de données deviennent plus puissantes. En attendant, je reste abonnée, car même si je ne l’utilise pas énormément, son faible coût est justifié par le temps qu’il me fait gagner, surtout pour la reformulation et la génération de contenu visuel.