Notion continue sur sa lancée de mises à jour. Ces dernières semaines, on a eu l’intelligence artificielle et un début d’automation, et maintenant, les Pages Wiki!

C’est quoi? Ça sert à quoi ? Comment les utiliser, je te dis tout ici.

C’est pas pour rien qu’on m’appelait Wiki à l’école.

C’est quoi un Wiki?

Un Wiki, c’est un site web collaboratif qui permet de créer, modifier et organiser des pages contenant des informations. C’est un site très simple qui fonctionne avec des bases de données.

En gros, c’est une structure de site super simple avec des liens qui renvoient sur les pages à l’intérieur du contenu. Exactement comme Wikipédia.

Alors, dans le milieu pro, le terme “collaboratif” ne veut pas dire que tout le monde peut ajouter de l’information. Ce sont surtout les membres de l’organisation qui peuvent y ajouter du contenu.

Les pages sont tenues à jour en permanence.

À quoi ça sert ?

Les Wikis sont souvent des sites d’information. Pas des blogs, où on partage des opinions. Pas des sites, où on présente son business ou un projet. Mais des sortes de gros manuels.

En pratique, les wikis sont souvent utilisés comme des encyclopédies sur des sujets spécifiques :

• Un Wiki pour une série télé va recenser les personnages, les épisodes, les relations, les lieux…

• Un Wiki pour un logiciel va avoir des pages sur les différentes fonctions, comment commencer à s’en servir…

• Un Wiki pour les légumes va avoir une page sur les carottes, les navets et les soupes…

Dans une organisation, on va utiliser un Wiki pour recenser les différentes actions à prendre, et comment les faire pour qu’elles soient conformes à la façon de travailler de l’entreprise :

• Comment formater une note de service

• Envoyer un rapport

• Se connecter au site de l’entreprise

• ….

C’est généralement aussi souvent un guide pour les nouveaux.

À ton niveau, si tu es solopreneur, on peut imaginer :

• ton guide perso pour déclarer ton chiffre d'affaires

• les manipulations et les vérifications pour publier un article sur ton blog

• comment ajouter un nouveau produit sur ton catalogue

• ton encyclopédie personnelle avec tout ce que tu apprends

Ça va te permettre de :

1. Gagner du temps quand tu dois faire quelque chose

2. Ne rien oublier

3. Pouvoir travailler plus facilement avec quelqu’un d’autre (au lieu d’expliquer comment faire, tu n’as qu’à envoyer un lien vers la bonne page du Wiki)

4. Mettre à jour tes procédés rapidement

5. Pouvoir identifier des conflits

Pourquoi et quand créer une page Wiki un sur ton Notion

C’était déjà possible de faire ça sur Notion. Il suffisait de créer une page, et d’y ajouter du texte. Puis de partager cette page, ou de la ranger dans la bonne partie de ton Notion.

Notamment quand tu passes beaucoup de temps sur Notion, c’est très pratique de pouvoir vite rechercher une manipulation ou une information sur ton Wiki.

Tu peux très bien continuer de travailler comme ça, ou alors, tu peux transformer ta page ‘Wiki’ en un vrai Wiki, avec de nouvelles fonctionnalités :

• Une page d’accueil qui présente les pages (que tu peux formater comme tu veux)

• Des ‘onglets’ comme sur une base de donnée

• Un nouveau type de propriété : Vérification (qui peut te rappeler de mettre à jour certaines pages automatiquement)

À quoi ça ressemble ?

Tiens regarde, j’ai converti mon Guide Podia en Wiki:

Tu as :

• la page d’accueil, qui ressemble à toute autre page de Notion. Que tu peux organiser comme tu veux

• une page avec toutes les pages du Wiki

• chaque page a ses propriétés en haut (comme sur une base de donnée classique),

• et on voit si elle est à jour, ou non

Et ce qui me plaît particulièrement, c’est que les propriétés sont présentées horizontalement sur les pages :

Sur une base de donnée normale, les propriétés sont présentées verticalement.

Comment créer une page Wiki sur Notion

Pour créer un Wiki, c’est très simple, il suffit de convertir une page.

Choisis la page d’accueil de ton guide, par exemple, ici, celle de mon guide MailerLite :

1. Clique sur les petits points en haut à droite

2. Sélectionne ‘Turn into Wiki’

Et voilà, toutes les pages qui sont hébergées sur cette page se transforment en pages Wiki. Pour avoir la liste complète, clique sur ‘Home’’.

Tu as trois vues de ton Wiki :

• Home, c’est la page d’accueil

• All Pages, ce sont toutes les pages de ton Wiki

• Pages I own, toutes celles dont tu es le créateur

Tu n’es pas obligé de garder toutes les vues. Par exemple, ici, comme je travaille seule, je n’ai pas besoin d’avoir une vue avec les pages dont je suis la créatrice. Puisque c’est toujours moi. Donc je vais supprimer la vue.

Pareil sur ‘All Pages’, je n’ai pas besoin de voir toutes les propriétés :

• Je vais supprimer la propriété Tag

• Je vais cacher la propriété Owner

Et je vais ajouter la vérification sur les pages qui sont à jour. Là, j’ai plusieurs options :

1. Activer la vérification pour 90 jours

2. Activer la vérification pour 30 jours

3. Activer la vérification pour 7 jours

4. Activer la vérification indéfiniment

5. Activer la vérification jusqu’à une date spécifique

Ce qui me permet de recevoir une notification quand la vérification est à renouveler.

Dans mon cas, je vais activer la vérification indéfiniment, parce que les pages ne changent pas comme ça, et je désactiverais manuellement si besoin.

Dernière chose, je vais aller modifier ce qui apparaît dans l’entête de mes pages :

1. Clique sur les trois petits points

2. Sur les 6 points devant la propriété

3. Puis sur Customize Page

On retrouve les mêmes choses que sur les pages de base de données :

• l’emplacement des discussions

• les backlinks (la liste des pages qui contiennent un lien vers cette page)

• les commentaires

Et le choix de montrer ou non certaines propriétés. Là, je ne veux montrer que la propriété Vérification et Dernière Date de Modification :

• Mettre ‘Owner’ sur Always Hide

• Mettre Vérification et Last Edited Time sur Always Show

Et voilà. J’ai une page avec le badge, et la dernière date de modification.

Pas besoin de faire la manip sur toutes les pages. Les paramètres se transmettent automatiquement.