Pourquoi je n’utilise pas Notion comme Gestionnaire de Tâches

J'adore Notion.

C'est un outil que j'utilise quotidiennement, qui me permet de m'organiser et de gagner en productivité. C'est un outil que je recommande à tous les entrepreneurs du web parce qu'il offre plein de possibilités, notamment :

• La gestion des bases de données, donc pour pouvoir gérer ses clients, c'est super.

• La gestion des contenus que tu vas publier.

• La gestion de tes produits au quotidien.

• Le partage de pages, ou même d’outils fait 100% sur Notion.

C'est aussi un fantastique endroit pour écrire parce que c'est très facile de mettre en forme un texte sur Notion.

Mais il y a un truc pour lequel je n'utilise pas Notion, et c'est pour gérer mes tâches.

Notion est souvent présenté comme un outil qui peut tout organiser. Et c'est vrai qu'on peut organiser beaucoup de choses, mais je crois que Notion n'est vraiment pas l'outil idéal si tu veux organiser tes tâches de manière simple et facile.

Pour ça, moi j'utilise plutôt l'application Rappels d'Apple. Je vais t'expliquer pourquoi.

La force de Notion est aussi sa faiblesse

Notion est un outil très puissant.

Il y a énormément de fonctionnalités, et la façon dont ça fonctionne avec des bases de données permet de personnaliser presque chaque aspect de l’interface. C’est un outil qui permet de faire beaucoup de choses.

Rien que chez moi, j’utilise Notion pour :

• collectionner mes prompts d’IA

• écrire et planifier mon contenu

• gérer mes clients et mes contrats

• faire des rapports de questionnaires

• garder un œil sur mes liens affiliés

• écrire mon journal

• …

Pourtant, cette flexibilité a un coût : l’application n’est pas native à ma machine.

Donc, pour l’utiliser, il faut :

• l’ouvrir

• naviguer jusqu’à la bonne page

• et entrer les informations

C’est pas grand-chose dit comme ça, mais quelques secondes, c’est important quand il s’agit d’un outil que tu vas utiliser des dizaines de fois par jour.

Perso, je me suis retrouvée plusieurs fois à ne pas me souvenir de ce que j’étais en train de faire. Parce que tu es interrompu, et tu te retrouves le nez dans le système que tu utilises pour tout. Et du coup… tu ne sais plus.

Surtout qu’en plus, chaque tâche va compter comme une page. Ce qui va venir pourrir la fonction recherche de Notion.

Encore une fois, oui, c’est pas trop grave. Mais ce que je demande à mon système, c’est de travailler AVEC moi. Pas d’avoir à me concentrer pour travailler avec le système.

Il existe des moyens d’accélérer tout ça :

• utiliser des boutons sur ta page d’accueil Notion

• mettre une vue de tes tâches sur la première page de ton espace

• avoir des raccourcis dans ton téléphone

• l’application très visible sur ton écran d’accueil

• archiver tes tâches finies tous les mois

Mais quitte à prendre des mesures, autant prendre la mesure la plus simple et efficace qui soit : utiliser l’application de tâche native à ton système.

Perso, je suis 100% Apple, donc c’est l’application Rappels.

Pourquoi j’utilise Rappels plutôt que Notion

Rappels est une application plutôt basique :

• des tâches

• dans des groupes

• avec un système de rappel quand la date ou l’heure de ta tâche arrive

Pas de quoi fort s’extasier.

Pourtant, c’est tout ce dont j’ai besoin. Le reste, c’est du gadget qui me fait perdre plus de temps qu’il ne m’en fait gagner.

Sur Notion, on a tendance à faire des systèmes compliqués, juste… parce qu’on peut. Alors, on ajoute des gadgets parce qu’on se sent comme des petits génies de la productivité quand :

• on a une référence à une page dans notre tâche

• on a la date d’ajout, la date de modification et la date butoir

• on a un système de couleur pour les tâches faites ou à faire

• on peut choisir de ne voir que les tâches qui ont affaire à tel projet dans telle page, et seulement ceux dont la date est dans les 7 prochains jours

• ….

On personnalise à mort.

Je suis 100% pour la personnalisation. Après tout, plus l'outil nous convient, plus il fonctionne, plus on est heureux. À une exception près : quand la personnalisation va trop loin. Et c’est trop facile d’aller trop loin avec Notion. Non seulement de perdre en efficacité, mais pire, de perdre du temps à créer le système qui va nous faire perdre du temps.

Alors que Rappels : il y a si peu de personnalisation que ce n’est pas possible de perdre du temps avec.

Tu choisis tes groupes, le groupe par défaut, les couleurs - et c’est tout.

Travailler avec une application native te permet de faire les choses rapidement

La force de Rappels, c’est vraiment son intégration dans mon écosystème :

• c’est stable

• disponible hors connexion

• il est disponible sur tous mes appareils (comme Notion)

• il est intégré dans les fonctions de Siri

• il a un widget bien pratique sur mon mac et mon iPhone

• il va s’intégrer dans les prochaines mises à jour

L’intégration Siri et sa disponibilité hors connexion sont hyper importantes pour moi.

Ne pas avoir accès à mes brouillons de contenu quand je suis en vadrouille dans les bois : pas de souci. Ce n’est pas le moment d’écrire. Mais, ne pas pouvoir me rappeler de donner son médicament au chien en rentrant ? Là, c’est important.

Et Siri ? Pouvoir juste... demander des trucs à son téléphone ? Mais je ne comprends pas pourquoi le monde n’utilise pas plus cette fonction. Ok, elle est un peu bête. Mais, si tu lui demandes d’ajouter un rappel pour ce soir, elle va le faire. Pour lundi prochain ? Aussi.

C’est tellement rapide. Même quand je suis en train de faire quelque chose d’autre : conduire, les mains dans le liquide vaisselle, les gamelles des quatre chiens qui balance sur mes bras…. J’exagère, mais vraiment, j’adore.

Depuis que j’ai une montre Apple, c’est encore plus pratique.

Et LES WIDGETS. Je suis trop fan des widgets sur mon ordinateur ou mon téléphone. C’est tellement pratique d’avoir ta liste juste là sous tes yeux quand tu allumes ton téléphone ou ton Mac.

Je rentre rarement dans l’application entre ça et Siri.

Ceci dit : Rappels n’est pas un outil de partage. Certains d’entre vous ont besoin de pouvoir assigner les tâches. Notion pour ça est forcément bien meilleur que Rappels.

Pourquoi je te détaille tout ça

C’est vrai quoi ? C’est pas super intéressant de savoir pourquoi machine Marie préfère Rappels plutôt que Notion.

L’idée que je veux te faire passer, c’est qu’en termes de productivité l’outil importe peu. Ce qui est crucial, c’est comment il s’intègre dans ton système pour t’aider. Et parfois, ça veut dire choisir l’outil le plus simple plutôt que l’outil le plus cool.

Pose-toi la question : est-ce que j’ai besoin de plus de personnalisations ? Est-ce que ça avance vraiment mon travail ou est-ce que c’est un gadget en plus ?